Computer
Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi “berbasis komputer”
mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem
informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus
menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin
sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa
adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya
selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi
yang berbasis pada komputer.
Sub
Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer dibedakan menjadi beberapa tipe,
yaitu:
a. Accounting
Informatic System (AIS)
b. Transaction
Processing Systems (TPS)
c. Management
Information Systems (MIS)
d. Decisiion
Support Systems (DSS)
e. Expert
System (ES)
f. Office
Automation (OA)
I.
Accounting
Informatic System (AIS)
Accounting
Informatic System (AIS) yang dalam bahasa Indonesia berarti Sistem Informasi
Akutansi (SIA) adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi
perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat
memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. Semua
perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih
berorientasi pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa
informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sisten informasi lain.
SIA
adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan
informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan
kecuali pesaing.
Tugas
utama sistem informasi ini adalah:
•
Pengumpulan data
•
Manipulasi data
•
Penyimpanan data
•
Menyediakan dokumen
Peran
SIA Dalam CBIS
•
SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi
standar.
•
SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah
II.
Transaction
Processing System (TPS)
Dalam
banyak organisasi, terutama organisasi bisnis, kebanyakan informasi adalah
informasi terstruktur, yang disebut transaksi. Transaksi adalah rekaman
peristiwa dalam aktivitas bisnis sehari – hari. Rekaman bisa dilakukan secara
manual atau dengan sistem komputer dan melibatkan semua yang ada hubungannya
dengan produk atau jasa tempat organisasi dijalankan : produksi, distribusi,
penjualan, pemesanan. Transaksi juga melibatkan bahan yang dibeli, pegawai yang
dipekerjakan, pajak yang dibayarkan, dan sebagainya. Dalam kebanyakan
organisasi saat ini, banyak transaksi telah direkam dalam sebuah sistem
informasi berbasis komputer. Sistem ini memeliki input dan output yang
ditentukan dengan jelas dan ia menekankan efisiensi dan akurasi.sistem pemroses
transaksi merekam data dan tidak banyak melakukan perbahan saat mengubah data
menjadi informasi.
Definisi
Sistem Pemoses Transaksi (TPS) :
Sistem
pemroses transaksi (TPS) adalah sistem informasi berbasis komputer yang melacak
transaksi yang diperlukan untuk melakukan bisnis. Transaksi bisa dilakukan
melalui batch processing, juga disebut offline processing yaitu, data
dikumpulkan dan diproses dalam batch secara periodik, semisal pada akhir hari
atau satu kali seminggu. Atau bisa juga melalui real-time processing yang
disebut juga pemrosesan transaksi online (OLTP) setiap transaksi diproses
segera setelah ia dimasukkan. Data yang dikumpulkan oleh TPS biasanya disimpan
pada sebuah database
Adapun
hal-hal yang bisa dilakukan dalam sistem ini meliputi:
·
Mengotomasi penanganan data-data
aktivitas bisnis dan transaksi yang bisa dianggap sebagai kejadian diskrit
dalam kehidupan organisasi.
·
Menangkap data dari setiap transaksi.
·
Memverifikasi transaksi untuk diterima
atau ditolak.
·
Menyimpan transaksi yang telah
divalidasi untuk pengumpulan data berikutnya.
·
Menghasilkan laporan untuk menyediakan
rangkuman dari setiap transaksi.
·
Memungkinkan memindah transaksi dari
satu proses ke proses yang lainnya untuk menangani seluruh aspek bisnis.
Bisa
digambarkan sebagai berikut:
·
Input dan output
:
Input
pada sistem adalah data transaksi
(
tagihan, pesanan, tingkat persediaan, dan sebagainya. )
Output
terdiri aras transaksi yang diproses
(
tagihan, cek, pembayaran, dan sebagainya. )
·
Ditujukan kepada manajer operasional :
Karena
TPS berhubungan dengan masalah – masalah harian, maka TPS ditujukan khusus
untuk manajer tingkat operasional atau manajer penyelia, meskipun bisa juga
digunakan oleh manajer level taktis.
·
Membuat laporan yang mendetail :
Seorang manajer
pada tingkat operasional menerima informasi dalam bentuk laporan
terperinci. Laporan mendetail memuat informasi khusus tentang aktivitas –
aktivitas rutin. Salah satu contoh adalah informasi yang diperlukan untuk
memutuskan pengadaan kembali persediaan
·
Satu TPS untuk masing –masing departemen :
Masing – masing departemen atau area fungsional dari
suatu organisasi biasanya memiliki TPS sendiri. Misalnya, TPS akuntansi dan
keuangan menangani pemrosesan pesanan, piutang, persediaan, dan pembelian,
utang, dan upah.
·
Dasar untuk MIS dan DSS :
Database transaksi yang ada pada TPS adalah basis
untuk sistem informasi manajemen ( MIS
) dan sistem pendukung keputusan ( DSS ).
III.
Management
Information Systems (MIS)
Management
Information Systems (MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu
bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi,
dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk
memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk,
layanan, atau suatu strategi
bisnis atau dengan kata lain segala sesuatu yang
menyangkut perencanaan, pengembangan,
pengelolaan dan penggunaan alat bantu teknologi informasi untuk membantu
manusia dalam menyelesaikan seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan dan pengelolaan
informasi. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem
informasi biasa, karena SIM digunakan untuk menganalisis
sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi.
Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok
metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan
terhadap pengambilan keputusan manusia,
misalnya sistem pendukung keputusan, sistem
pakar, dan sistem
informasi eksekutif.
Proses
manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
Perencanaan,
formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas
manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan
penetapan tujuan dan identifikasi metode
untuk mencapai tujuan tersebut.
Pengendalian,
perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat,
rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus
memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana
mestinya. Aktivitas manajerial
untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai
kebutuhan, disebut kebutuhan.
Pengambilan
Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut
dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan
antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa
tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari
beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan
dengan fungsi pengendalian.
Bisa
digambarkan sebagai berikut:
·
Input dan output
:
Input terdiri atas data transaksi yang
diproses semisal tagihan, pesanan, dan cek pembayaran, ditambah data internal
lainnya. Output terdiri atas rangkuman laporan yang terstruktur : ( rangkuman
anggaran, jadwal produksi dan sebagainya. )
·
Ditujukan kepada manajer taktis :
SIM ditujukan untuk mendampingi manajer
level taktis agar mereka dapat melihat tren dan mendapatkan gambaran tentang
aktivitas bisnis saat ini.
·
Diambil dari semua departemen :
Data SIM berasal dari enam departemen
atau area fungsional, bukan hanya satu.
·
Menghasilkan beberapa jenis laporan :
Manajer pada lebel ini biasanya menerima
informasi dalam beberapa jenis laporan ( rangkuman, laporan khusus “eksepsi”,
periodik dan sesuai permintaan.
Laporan
rangkuman menunjukkan total dan
tren. Salah satu contohnya adalah laporan yang menunjukkan total penjualan
menurut kantor, produk, dan tenaga penjual, dan juga total penjualan
keseluruhan
Laporan
khusus ( eksepsi ) menunjukkan
data yang tidak biasa, contohnya laporan persediaan yang hanya mendata item
yang memiliki stok kurang dari 10.
Laporan
periodik dibuat dengan jadwal
teratur. Misalnya, laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, atau tahunan
yang memuat gambaran penjualan, laporan laba-rugi, atau neraca. Laporan ini
biasanya dicetak pada kertas seperti printout komputer.
Laporan
sesuai permintaan memberikan
informasi sebagai respons atas permintaan yang tidak terjadwal. Seorang
direktur keuangan busa meminta laporan latar belakang pemberian kredit kepada
seorang pelanggan yang tidak dikenal, yang hendak melakukan pesanan besar.
Laporan sesuai permintaan sering dibuat pada layar termminal atau
mikrokomputer, bukan pada kertas.
IV.
Decisiion
Support Systems (DSS)
Decisiion
Support Systems (DSS) adalah bagian dari sistem
informasi berbasis komputer (termasuk sistem berbasis
pengetahuan (manajemen pengetahuan))
yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi
atau perusahaan.
Dapat
juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi
untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang spesifik.
Menurut
Moore and Chang, Decisiion Support Systems dapat digambarkan sebagai sistem
yang berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan,
berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada
saat-saat yang tidak biasa.
Tahapan
Decisiion Support Systems:
·
Definisi masalah
·
Pengumpulan data atau elemen informasi
yang relevan
·
pengolahan data menjadi informasi baik
dalam bentuk laporan grafik maupun tulisan
·
menentukan alternatif-alternatif solusi
(bisa dalam persentase)
·
Tujuan dari Decisiion Support Systems:
·
Membantu menyelesaikan masalah
semi-terstruktur
·
Mendukung manajer dalam mengambil
keputusan
·
Meningkatkan efektifitas bukan efisiensi
pengambilan keputusan
·
Dalam pemrosesannya, Decisiion Support
Systems dapat menggunakan bantuan dari sistem lain seperti
Bisa digambarkan sebagai berikut :
·
Input dan output
:
Input meliputi data dari dalam organisasi
seperti laporan yang telah dirangkum dan data transaksi yang telah diproses dan
data yang berasal dari luar organisasi. Data eksternal bisa dihasilkan dari
asosiasi perdagangan, perusahaan riset pemasaran, badan sensus, dan lembaga –
lembaga pemerintah lainnya. Outputnya adalah laporan yang sesuai permintaan
dimaa manajer puncak bisa mengambil keputusan mengenai masalah yang tidak
terstruktur.
·
Ditujukan khusus untuk manajer taktis :
DSS dimaksudkan untuk mendampingi
manajer level taktis dalam membuaat keputusan taktis. Pernyataan yang mungkin
muncul pada DSS misalnya :
“Apakah suku bunga akan naik atau akan ada lonjakan
dalam industri persediaan material?”
·
Menghasilkan model analitis :
Ciri utama DSS adalah ia menggunakan
model, yang merupakan representasi matematis dari sistem sesungguhnya. Model
menggunaan database yang diambil dari file TPS dan MIS, dan juga data eksternal
seperti laporan persediaan, laporan pemerintah, dan berita nasional serta
internasional. Sistem diakss melalui perangkat lunak DSS. Dengan menggunakan
model, manajer dapat melakukan simulasi semisal analisis “bagaimana jika” untuk
mengambil keputusan. Ia juga bisa menyimulasikan sebuah aspek dari lingkungan
organisasi untuk memutuskan bagaimana menanggapi perubahan pada kondisi –
kondisi yang mempengaruhi lingkungan organisasi. Dengan mengubah input pada
model, manajer bisa melihat bagaimana output model akan terpengaruhi.
V.
Sistem
pakar (Expert System)
Sistem
pakar (Expert System)adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia
buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem
pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah
tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk
menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat
sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari
pemecahannya itu sendiri.
Karakteristik
Sistem Pakar
·
Memiliki kemampuan belajar atau memahami
masalah dari pengalaman.
·
Memberikan tanggapan yang cepat dan
memuaskan terhadap situasi baru.
·
Mampu menangani masalah yang kompleks
(semi terstruktur).
·
Memecahkan masalah dengan penalaran.
·
Menggunakan pengetahuan untuk
menyelasaikan masalah.
Bagian
Sistem Pakar
User
Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer mamasukan instruksi dan
informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem pakar.
Contoh
Sistem Pakar
•
XSEL, Sistem pakar yang bertindak
sebagai asisten penjual di agen penjualan komputer DEC, yang membantu pelanggan
memilih komputer yang sesuai dengan kebutuhannya.
•
MYCIN, Sistem pakar yang dikembangkan di
Stanford University tahun 19870-an dengan tujuan membantu petugas medis dalam
mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri.
•
PROSPECTOR, Sistem yang diciptakan
Richard Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh tahun 1978 yang menyediakan kemampuan
seorang ahli geologi.
VI.
Office
Automation (OA)
Office
Automation dalam bahasa Indonesia berarti Otomatisasi Kantor kantor virtual,
mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan.
Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:
•
Manajer, yang bertanggung jawab dalam
mengelola sumber daya perusahaan.
•
Profesional, tidak mengelola tetapi
menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan
pegawai administrasi.
•
Sekretaris, ditugaskan untuk membantu
pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas
korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
•
Pegawai Administrasi, melaksanakan
tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn
dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.
Tujuan
OA
•
Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi
setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani
penambahan beban kerja,
•
Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar
manajer.
•
Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional
seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA
bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan
memberikan sinergi.
Aplikasi
OA
•
Word Processing
•
E-Mail
•
Voice Mail
•
Electronic Calendaring
•
Audio Conferencing
•
Video Conferencing
•
Computer Conferencing
•
Facsimile
•
Videotex
•
Imaging
•
Desktop Publishing
Comments